SAM:s ANTI-KORRUPTIONSPOLICY
1. Bakgrund och syfte
Korruption utgör alltid ett hinder för andlig, social och ekonomisk utveckling, och människor som redan lever i utsatta förhållanden är ofta särskilt utsatta. Svenska Alliansmissionen (SAM) ser därför korruption som en allvarlig förseelse som motverkar vårt uppdrag såväl i Sverige som i världen. Korruption skadar dessutom SAM:s förtroende bland partners samt hos enskilda och institutionella givare. Förtroende i sig är en viktig del för att motverka korruption. SAM strävar därför alltid efter förtroendefulla relationer med sina partners som grund för samarbetet.
Syftet med denna policy är att beskriva hur SAM definierar och förhåller sig till korruption och hur vi arbetar för att motverka, upptäcka och agera vid korruption. Denna policy gäller för alla delar av SAM:s verksamhet i Sverige och internationellt. Den gäller för SAM:s personal, volontärer, styrelseledamöter och personer som arbetar tillfälligt för SAM, med eller utan ersättning.
2. Definition och perspektiv
Definition
SAM använder samma definition av korruption som Sida (Swedish International Development Agency). Korruption innebär ”missbruk av förtroende, makt eller position för otillbörlig vinning” [1]. Korruption inkluderar bland annat: erbjudande och mottagande av muta, förskingring, utpressning, intressekonflikter, nepotism och andra liknande oegentligheter, inklusive utpressning genom sexuella tjänster. SAM:s definition av korruption inkluderar också bedrägeri, det vill säga avsiktliga handlingar för att få en orättvis eller olaglig fördel. Korruption avser också en underlåtenhet att agera.
Sammanhang
En del av SAM:s verksamhet äger, enligt vårt uppdrag, rum i internationella miljöer och sammanhang med en relativt hög risk för korruption, vilket kräver specifika åtgärder och tillvägagångssätt. Länder med hög ojämlikhet, svag demokrati och konflikter har ofta högre risk för korruption. Likaså kan interna risker, såsom hantering av stora summor pengar, nära och långsiktiga relationer mellan kollegor och representanter från olika parter, samt svag intern kontroll främja korruption. Det finns också en risk för korruption vid exempelvis upphandling, inköp och samarbeten mellan företag.
SAM:s tillvägagångssätt för att hantera korruption baseras på Sidas antikorruptionsregel [2] som innebär att alltid förebygga, aldrig acceptera, alltid informera och alltid agera. Detta bör tillämpas i alla situationer där korruption misstänks, även om det innebär att projekt försenas eller samarbeten måste avslutas. SAM:s verksamhet omfattas av svensk lag. Svenska lagar och föreskrifter tillämpas på SAM:s arbete utomlands, där även lokala lagar och regler måste följas och respekteras. Lokala lagar kan dock aldrig användas som ursäkt för korrupta eller oetiska handlingar.
3. Principer
Följande principer ger vägledning för hur vi vill stödja varandra att tillsammans leva och arbeta inom organisationen.
Öppenhet
SAM strävar efter öppenhet och transparens i alla delar av sin verksamhet. Detta gäller våra policys, strategier, inriktningsdokument, verksamhetsplaner, beslut och rapporter. Genom att ha en god förståelse för organisationens verksamhet ökar möjligheten för granskning, vilket också bidrar till att bibehålla och öka förtroendet för SAM bland anställda, volontärer och styrelseledamöter samt samarbetsorganisationer och andra intressenter.
Ansvarstagande
SAM strävar efter tydliga mandat och ansvarsfördelning inom organisationen samt strukturer och system som möjliggör att organisationen kan följa upp misstag och medvetna fel. Ansvariga personer inom organisationen måste hållas ansvariga för sina handlingar. En viktig del av detta arbete är möjligheten att hantera klagomål, där klagomål och misstänkt korruption kan rapporteras via SAM:s webbplats >
Ägandeskap
Samtliga intressenter inom SAM:s arbete och partners, inklusive internationella samarbetspartners, behöver ges ägarskap och inflytande över planering, genomförande och uppföljning för att ges förutsättningar att delta i arbetet mot korruption. Alla dessa intressenter kan också rapportera avvikelser via SAM:s webbplats >
Förebyggande arbete
SAM arbetar för att förebygga och minska risken för korruption i alla delar av sin verksamhet. Strukturer och system inom organisationen måste alltid utformas så att risken för korruption minimeras samtidigt som värden och etik kontinuerligt diskuteras. Alla anställda, styrelseledamöter och frivilliga har en skyldighet att förebygga korruption.
Nolltolerans
SAM:s anställda, styrelseledamöter, volontärer och konsulter får aldrig acceptera korruption eller korrupta handlingar, vare sig i sina egna arbeten eller i initiativ som SAM stödjer ekonomiskt eller på annat sätt.
Anmälningsskyldighet
SAM:s anställda, styrelseledamöter, frivilliga och konsulter är skyldiga att rapportera misstänkt eller bekräftad korruption antingen till sin närmaste chef eller via SAM:s webbplats >
Handlingsplan
SAM måste alltid agera vid indikationer, varningssignaler och misstankar om korruption. Åtgärder måste vidtas diskret och med respekt för de inblandade. SAM beslutar om en eventuell utredning enligt handlingsplanen i våra riktlinjer för hantering av klagomål. Rutinerna för att bedöma en situation är densamma oavsett om informationen först når SAM genom vår klagomålshantering eller på annat sätt.
Löpande dialog
SAM uppmuntrar och stödjer samarbetsorganisationer att utveckla och upprätthålla sina egna system och rutiner för att förebygga, upptäcka och rapportera korruption så tidigt som möjligt. SAM strävar efter att ha en öppen och löpande dialog med partners gällande korruption, värderingar och etik. Stöd ges till organisationer som behöver förbättra sina interna kontrollsystem eller implementera andra åtgärder mot korruption. Medlemmar i organisationen som är avsedda att vara mottagare av stödet har också möjlighet att rapportera oegentligheter via SAM:s webbplats >
4. Kommunikation
Denna policy finns tillgänglig på SAM:s webbplats och delas med partnerorganisationer vid undertecknande av avtal. Den presenteras för SAM:s personal, volontärer, styrelseledamöter och personer som arbetar tillfälligt för SAM.
5. Uppföljning
För att lyckas i arbetet mot korruption måste kontinuerlig uppföljning och utvärdering av arbetet göras. SAM:s missionsledare har det yttersta ansvaret för arbetet mot korruption och för att säkerställa att policyn följs och att arbetet utvärderas. Policyn antas av styrelsen. Varje avdelningschef har ansvar för att arbetet mot korruption blir en integrerad del av arbetet inom hans eller hennes avdelning. De är också ansvariga för att se till att anställda är medvetna om policyn. Samtliga personer som omfattas av denna policy har ett ansvar att tillsammans arbeta för en verksamhet fri från korruption.
Källor
[1] https://www.sida.se/sa-fungerar-bistandet/kontroll-av-bistandet/arbete-mot-korruption[2] https://cdn.sida.se/publications/files/sida4362sv-sidas-antikorruptionsregel.pdf
ANTI-CORRUPTION POLICY OF SWEDISH ALLIANCE MISSION (SAM)
1. Background and purpose
Corruption is always an obstacle to achieving our purpose, but also to social and economic development. People already living in vulnerable circumstances are often the most affected. SAM therefore sees corruption as a serious practice which counteracts our vision and mission in the world.
There is a risk that corruption will damage SAM’s trust among rights-holders and stakeholders in our programmes and projects, as well as private and institutional donors, and our partner organisations. At the same time, trust is an important part of counteracting corruption. SAM therefore constantly aims for trusting relationships with partner organisations to create a good and constructive dialogue.
The purpose of this policy is to describe how SAM defines and relates to corruption and how we work to counteract, detect and act in the event of corrupt practices. Through this policy, SAM wants to create a common understanding of what corruption is and how we can carry out preventive work that aims to reduce the risk of mistakes, make it easier to track down errors and detect corruption as well as undertake relevant measures.
This policy is valid for all parts of SAM’s operations in Sweden and internationally, and applies to SAM’s staff, volunteers, board members and consultants.
2. Definition and perspectives
Definition
SAM follows the definition of corruption used by Sida (the Swedish International Development Agency), which is: an abuse of trust, power or position for improper gain. Corruption includes among other things: offering and receiving bribes, embezzlement, extortion, conflicts of interest, nepotism and other similar irregularities, including extortion through forced sexual favors, so called sextortion. [1]
The definition means that SAM by corruption refers to all forms of misuse of resources, trust, power and/or position to achieve improper gain for own benefit or for the benefit of a close relative or a group. The gain can include both financial and other benefits. Corruption also refers to a failure to act.
Perspectives
To a great extent, SAM’s operations are carried out in settings and contexts characterised by a relatively high risk of corruption, which requires specific measures and approaches.
Countries with high inequality, weak democracy and conflicts often have a higher risk of corruption. Similarly, internal risks such as handling large amounts of money, close and long-term relationships between colleagues or representatives of various parties, as well as weak internal control can promote corruption. There is also a risk of corruption in, for instance, procurement, purchasing and corporate collaborations that often take place in Sweden.
SAM’s approach to corruption is based on the anti-corruption rule of Sida, which is to always prevent, never accept, always inform and always act. This should be applied in all situations where corruption is suspected, even if it means that projects are delayed or partnerships terminated.
SAM’s operations are subject to Swedish law. The Swedish laws and regulations are applied to SAM’s work abroad, where local legislation and rules must also be followed and respected. However, local laws can never be used as an excuse for corrupt or unethical acts.
3. Implementation principles
Be transparent
Based on the above definition, SAM strives for openness and transparency in all parts of its operations. This applies to policies, strategies, position papers, plans, decisions and reports. By having a good understanding of the organization’s activities, the opportunity for examination increases, which can also contribute to increasing confidence in SAM among employees, volunteers and board members as well as partner organisations and other stakeholders.
Be accountable
SAM strives to have clear mandates and division of responsibilities within the organisation and to have structures and systems which enable the organisation to track mistakes and conscious errors. Responsible persons within the organisation must be held accountable for their actions. An important part of this work is our routine for making and handling complaints, where complaints and suspected corruption can be reported via SAM website >
Participate
All relevant stakeholders within SAM’s collaborations, including intended target groups, must have ownership and influence in the planning, implementation and follow-up of our collaborations in order to participate more easily in the work against corruption. All these stakeholders also can report irregularities via SAM website >
Prevent
SAM works to prevent and reduce the risks of corruption in all parts of its operations. Structures and systems within the organisation must always be designed so that the risk of corruption is minimised while values and ethics are continuously discussed. All employees, board members and volunteers have a responsibility to prevent corruption.
Never accept
SAM’s employees, board members, volunteers and consultants must never accept corruption or corrupt actions, neither in their own operations nor in initiatives that SAM supports financially or in other ways.
Inform
SAM’s employees, board members, volunteers and consultants are obliged to report suspected or confirmed corruption either to their immediate manager or via SAM website >
Act
SAM must always act in the event of indications, warning signals and suspicions of corruption. Actions must be taken with discretion and with respect for those involved. SAM decides on a possible investigation according to the action plan in our guidelines for handling complaints. The routines for assessing a case are the same regardless of whether the information first reaches SAM through our complaints handling or in another way.
International partner organisations
SAM encourages and supports our partner organisations in developing and maintaining their own systems and routines for preventing corruption and in detecting and reporting corruption at the earliest possible stage. SAM strives to have an open and ongoing dialogue with partners on the issue of corruption and on values and ethics. Support is provided to the intended target group organisation that needs to improve their internal control systems or implement other anti-corruption measures. Members of the intended target group organisation also have the possibility to report irregularities via SAM website >
4. Communication
This policy shall be available on SAM’s intranet and website and shared with partner organisations when signing an agreement. It will also be presented to new employees as well as board members, trainees, volunteers and consultants in the organisation.
5. Follow up
In order to be successful in the work against corruption, continuous follow-up and evaluation of the work must be done. The Mission Director is ultimately responsible for the work on anti-corruption and for ensuring that the policy is followed and that the work is evaluated.
The policy is adopted by the board.
Each head of department has a responsibility to ensure that anti-corruption work becomes an integral part of the work in his or her department. They are also responsible for ensuring that employees are aware of the policy and the other documents that reflect SAM’s views on and work with corruption. All employees, in turn, have a responsibility to contribute to the realization of the policy’s intentions and to work for anti-corruption.
[1] SAM’s definition of corruption also includes fraud, i.e., intentional acts involving the use of deception to obtain an unjust or illegal advantage.